email in Hindi

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 इन दिनों, औपचारिक ईमेल लिखने की आवश्यकता अनगिनत बार हो सकती है। यदि आप नौकरी के नए अवसर की तलाश में हैं, तो internship के लिए आवेदन करें या master degree के लिए आवेदन करें। औपचारिक ईमेल भेजने के कई कारण हैं। इसी को ध्यान में रखते हुए हमने इस कार्य में आपकी मदद करने के लिए यह इस लेख email in Hindi को तैयार किया है ताकि आप  सरल भाषा में ईमेल भेजने के क्रम को समझ सकें और एक अच्छा ईमेल लिख सकें। 

email in hindi



1: एक उचित ईमेल अड्रेस  रखें

 

औपचारिक ईमेल बनाते समय, बचपन के उपनामों, सुपरहीरो के नामों या प्रसिद्ध पात्रों द्वारा बनाए गए पतों का उपयोग करने से बचें। उदाहरण के लिए: godzila@internet.com, batmanamar@internet.com या 

wolf123@internet.com।

 

अपना ईमेल पता बनाते समय, अधिकांश कंपनियों द्वारा अपनाई गई परंपरा का पालन करें, जहां पहले और अंतिम नामों का उपयोग किया जाता है। आप उन्हें डॉट, हाइफ़न या अंडरस्कोर द्वारा अलग कर सकते हैं। यदि आप एक निःशुल्क सेवा का उपयोग कर रहे हैं, तो हो सकता है कि किसी ने आपके द्वारा चुने गए adress को पहले ही आरक्षित कर लिया हो। इस मामले में, अंतर करने के लिए संख्याओं जैसे contact@ltd1.co को जोड़ने का प्रयास करें।

 

अपने ईमेल अकाउंट प्रोफाइल के लिए आपके द्वारा चुनी गई फोटो पर ध्यान दें। हर कीमत पर ऐसी तस्वीरें लगाने से बचें जो बहुत अनौपचारिक हों, जहाँ आप विश्राम, मस्ती और अंतरंगता के क्षणों में दिखाई दें।

 

 

2: विषय पर वस्तुनिष्ठ बनें

 

विषय को परिभाषित करते समय पूरा ध्यान दें। आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि संदेश को स्पैम बॉक्स में गिरने

से रोकने के लिए सही ढंग से पहचाना गया है।

 

रिक्तियों के लिए CV भेजने के मामले में, हमेशा अपने नाम के आगे  “CV” शब्द रखें। “Please read this” या “Hello,

How are you?” का उपयोग करने से बचें।

 

कुछ मामलों में, विषय में कुछ जानकारी शामिल करने की आवश्यकता हो सकती है। कुछ पोस्ट किए गए नौकरी के

उद्घाटन के लिए आवेदक को आसान पहचान के लिए संदर्भ कोड दर्ज करने की आवश्यकता होती है।

 

जेनेरिक टाइटल डालने से बचें। कल्पना कीजिए कि आप मानव संसाधन विभाग में काम करते हैं और आप कर्मचारी

रमेश  के ओवरटाइम की समस्या के बारे में अपने वरिष्ठ अधिकारी को ई-मेल करना चाहते हैं।

 

विषय में केवल “ओवरटाइम” या “रमेश” न डालें। विशिष्ट रहें, शीर्षक “रमेश की ओवरटाइम त्रुटि” का उपयोग करें।

इस तरह आप संदेशों को भविष्य के संदर्भ के लिए व्यवस्थित रखने में मदद करते हैं।

 

 

3: संदेश बनाएं

 

मिलनसार बनने की कोशिश करें। यदि आप उस व्यक्ति का नाम जानते हैं जिसे ईमेल करने का इरादा है, तो “डियर

डा सिल्वा”,  जैसे शब्दों का उपयोग करें।

सोशल मीडिया और मोबाइल संचार अनुप्रयोगों की लोकप्रियता ने संदेशों को छोटा करने का trendपैदा कर दी है।

लेकिन एक औपचारिक ईमेल में, “vc” या “tb” जैसे संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने से बचें।

 

औपचारिक ईमेल लिखते समय emoji का उपयोग सख्त वर्जित है। वे भावनात्मक स्थिति को इंगित करने का काम

करते हैं, इसलिए औपचारिक संदेशों के लिए अनुपयुक्त हैं।

 

साथ ही बड़े अक्षरों में शब्दों के प्रयोग से बचें। स्थापित परंपराओं के अनुसार, बड़े अक्षरों में शब्दों की व्याख्या इस

तरह की जाती है जैसे प्रेषक चिल्ला रहा हो।

 

अपना संदेश लिखते समय हमेशा grammar checker का उपयोग करें। यदि आपका वेबमेल एक grammatical

mistake checker प्रदान नहीं करता है, तो संदेश लिखने के लिए वर्ड या लिब्रे ऑफिस राइटर जैसे टेक्स्ट एडिटर

का उपयोग करें। समाप्त होने पर सामग्री को कॉपी और पेस्ट करें।

 

औपचारिक ईमेल में,  में ऐसे प्रश्न न पूछने का प्रयास करें जिनका उत्तर कहीं दिया गया हो। संदेश लिखने से पहले,

लक्ष्य कंपनी के प्रश्नोत्तर क्षेत्र से परामर्श करें,

 

संक्षिप्त रखें। आप जो चाहते हैं उसे कुछ शब्दों में कहें। संदेश प्राप्त करने वाला व्यक्ति आपको धन्यवाद देगा।

हमेशा कल्पना करें कि रिसीवर को बड़ी मात्रा में संदेशों को संभालना चाहिए।

 

किसी भी तरह से अजीब दिखने वाले फ़ॉर्मेटिंग का उपयोग न करने का प्रयास करें। सामग्री को कुछ अनुच्छेदों

में विभाजित करें और प्रत्येक को एक स्थान दें। इससे mail की पठनीयता बढ़ती है।

 

यदि आप कोई संलग्न फाइल भेज रहे हैं, तो कृपया संदेश में तथ्य का उल्लेख करें। यह भी बताएं कि फाइल

जमा करने के साथ आपका क्या इरादा है। इसके बारे में पाठ में एक शब्द कहे बिना संलग्न फ़ाइलें भेजने से बचें।

 

यदि आपको किसी ऐसे वार्तालाप में कॉपी किया गया है जिसमें संदेशों का इतिहास है, तो उत्तर देने से पहले

पिछले संदेशों का संपूर्ण पाठ पढ़ें। इस तरह, आप उन मुद्दों के बारे में सवाल पूछने से बचते हैं जो पिछले संदेशों

में शामिल हो सकते हैं। यह व्यावसायिकता और प्रतिबद्धता को भी प्रदर्शित करता है।

4.समापन

 

संदेश को बंद करने के लिए, नीचे सूचीबद्ध विकल्पों में से किसी एक का उपयोग करने का प्रयास करें:

 

विनय से

आभारी / आभारी

भवदीय

मुझे आपकी प्रतिक्रिया का इंतजार है

ध्यान के लिए आभारी

मैं आगे स्पष्टीकरण के लिए उपलब्ध हूं

अंत में, अपने पूरे नाम के साथ हस्ताक्षर करें और जैसा उपयुक्त हो, एक संपर्क नंबर प्रदान करें।

 

पुष्टि का अनुरोध करने वाले औपचारिक ईमेल का उदाहरण

 

विषय: ट्रेजरी सहायक के लिए उम्मीदवारी की पुष्टि 

 

प्रिय रमेश,

 

पिछले हफ्ते मैंने कंपनी की आधिकारिक वेबसाइट पर प्रकाशित ट्रेजरी असिस्टेंट के पद के लिए अपना आवेदन

जमा किया। मैं अपने आवेदन की प्राप्ति की पुष्टि करना चाहता हूं।

 

मुझे आपकी प्रतिक्रिया का इंतजार है।

 

रमेश कुमार

मोबाइल: 99999-1234

चरण 4: आवश्यक फ़ाइलें संलग्न करें

जब संदेश को संलग्न फाइलों की आवश्यकता हो, तो उचित नाम देने का प्रयास करें जो संदेश के प्राप्तकर्ता को उन्हें

स्पष्ट रूप से पहचानने में मदद करें।

 

संलग्नक भेजने के लिए अधिमानतः पीडीएफ प्रारूप का उपयोग करें। Word जैसे संपादन योग्य फ़ाइल स्वरूपों का

उपयोग करने से बचें। केवल तभी जब अन्य लोगों द्वारा दस्तावेज़ की समीक्षा करना आवश्यक हो, इन प्रारूपों का

उपयोग किया जाना चाहिए।


सारांश: औपचारिक ईमेल कैसे लिखें

 

चरण 1: एक उचित पते का प्रयोग करें;

 

चरण 2: विषय पर वस्तुनिष्ठ बनें;

 

चरण 3: संदेश बनाएँ;

 

परिचय – मित्रवत रहें, “प्रिय”का प्रयोग करें। 

संदेश में इससे बचें: संक्षिप्ताक्षर, emoji, सभी कैप टेक्स्ट; संक्षिप्त रहें, पारंपरिक स्वरूपण का उपयोग करें, mail

में संलग्न फाइलों का उल्लेख करें और संदेश इतिहास पढ़ें

 

समापन –  “धन्यवाद / आभारी”, “सौहार्दपूर्ण”, “आपकी प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करें”, “आपके ध्यान के लिए धन्यवाद”

या “मैं आगे स्पष्टीकरण के लिए उपलब्ध हूं” का उपयोग करें।

चरण 4: आवश्यक फाइलें संलग्न करें।

 

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उपरोक्त कदम दर कदम को follow करने से, आप अपने औपचारिक संचार में सफल हो सकते हैं।

 
दोस्तों अब का जमाना सभी ऑफिसियल कामों के लिए ईमेल का प्रयोग करता है अतः आप इन सभी चीजों का
पालन करें जिससे की आप कभी भी असुविधाओं का सामना करने से बच सकते हैं email in Hindi आपको एक professional email create करने में मदद करता है
 

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